La manera en la que delegamos en nuestros equipos es un fantástico espejo para conocernos a nosotros mismos. Delegar bien es sin duda una de las habilidades más importantes, no sólo para gestionar bien equipos, sino también para incrementar nuestra efectividad.
La reflexión más acertada sobre el arte de la delegación que he encontrado es la de Stephen Covey. Lo que somos capaces de producir y crear como individuos depende de nuestro tiempo y de la delegación. Cuando ejecutamos nosotros mismos las tareas tenemos más control del proceso y del resultado, y puede que sea incluso más eficiente en el corto plazo. Todos hemos oído la expresión “tardo más en explicártelo que en hacerlo yo mismo”.
Cuando delegamos y las tareas son realizadas por aquellos en los que hemos delegado, tenemos menos control del proceso y del resultado y debemos invertir tiempo en el propio proceso de delegar y controlar.
Resolvemos parcialmente el problema haciendo lo que Covey llama “delegación en recaderos”. Nosotros definimos el método para hacer la tarea y supervisamos la ejecución. La persona en la que hemos delegado no es responsable del resultado. Tan solo es responsable de ejecutar la tarea de la manera que hemos descrito. Es como si estas personas fueran una extensión nuestra que ejecuta por nosotros. Incrementan nuestra capacidad de producción pero nosotros seguimos teniendo el control y la responsabilidad.
La confianza es la forma más elevada de motivación humana.
Un paso más sería la “delegación en encargados”. Es más difícil y exige un ejercicio de confianza en los demás mucho mayor. Sin embargo, esta delegación multiplica la capacidad de producción en el medio plazo ya que las personas en las que hemos delegado se convierten en responsables del resultado, permitiéndoles elegir el método para llegar a esos resultados.
Esta delegación supone un compromiso mutuo con la persona en la que hemos delegado. Subrayo lo de mutuo porque el error más común es no acordar lo que ahora describiré sino informar de ello. Pero si no hay acuerdo, no hay compromiso y si no hay compromiso la persona no se hará responsable del resultado. Lo que hay acordar es:
- Cuál es el resultado a conseguir: qué, cuánto y cuándo.
- Directrices: son los parámetros de actuación en los que el delegado puede moverse. Cuantas menos restricciones mejor pero quizá sí que haya que marcar las líneas rojas de lo que no vale hacer. Es mejor no decir lo que hay que hacer pero si conoces el camino al fracaso no está demás que avises de él. Es también importante tener en cuenta que cuanto mayor sea el nivel de madurez, experiencia y conocimiento de la persona, menos directrices necesita; por tanto debemos adaptarnos a su nivel de madurez.
- Recursos disponibles: humanos, técnicos, tecnológicos, etc de los que dispone.
- Rendición de cuentas: cuándo y con qué frecuencia.
- Consecuencias: tanto de llegar al resultado como de no hacerlo
Es necesaria mucha confianza en nosotros mismos y en los demás para delegar tal y como lo describe Covey, pero como él dice: “la confianza es la forma más elevada de motivación humana.”
Las barreras para este tipo de delegación suelen estar en nuestra mente: miedo, falta de confianza, vanidad… ¿Cuáles son las tuyas?